Informatie voor werkgevers
Hoe gaat u als werkgever om met een melding?

Informatie voor werkgevers
Hoe gaat u als werkgever om met een klacht of melding?

Omgaan met discriminatie, seksuele intimidatie, agressie of pesten

Wat zijn de eerste stappen als er een melding komt?

Als u een klacht of melding over bijvoorbeeld seksuele intimidatie, discriminatie of agressie krijgt, gaat het om een situatie die onder uw zorgplicht valt. Hoe overtuigend de melding ook is, het belang van de beklaagde vraagt ook om zorgvuldigheid. Hoe gaat u rationeel om met zo’n gevoelig onderwerp?

De klager en beklaagde hebben beiden verwachtingen van u

De eerste realiteit is dat u veelal te maken heeft met verschillende personen die op u rekenen. Zij willen beiden beschermd en zorgvuldig behandeld worden. De klager geeft aan gekwetst te zijn, terwijl de beklaagde niet ten onrechte beschuldigd wil worden. Beide partijen willen dat u aan hun kant staat en maatregelen treft. Wees evenwel behoedzaam, want als u nu al een kant kiest gaat het snel mis.

Uw voornaamste rol in deze situatie is ‘regelaar’

 

Juist omdat u als werkgever niet zelf in het spanningsveld wilt komen tussen de klager en beklaagde, is het goed om de rol van regelaar aan te nemen. Zo kunt u zonder oordeel te vellen er wel voor beide partijen zijn en het proces in goede banen leiden. 

Wat kunt u in het belang van beide partijen regelen?

  1. Vertrouwenspersonen – organiseer dat de klager en de beklaagde terecht kunnen bij verschillende vertrouwenspersonen;
  2. Haal partijen uit elkaar – als doorwerken geen optie is, regel bijvoorbeeld het op non-actief stellen van de beklaagde;
  3. Vertrouwelijkheid – zorg dat vertrouwelijkheid wordt bewaakt en niemand eigenhandig tot onderzoek overgaat;
  4. Een gesprek – als de klager daarvoor kiest, regel dan een gesprek tussen de klager en beklaagde, mogelijk in het bijzijn van een vertrouwenspersoon of bemiddelaar;
  5. Een onafhankelijk onderzoek – als de klager wenst dat u disciplinaire maatregelen treft of overgaat tot ontslag van de ander, dan moet eerst vastgesteld worden of de klacht gegrond is. U regelt dan een onderzoek bij een klachtencommissie;
  6. Tref maatregelen – op grond van een oordeel van de klachtencommissie kunt u waar nodig passende maatregelen treffen.

 

Praktische informatie

Veel informatie over de verschillende vormen van ongewenst gedrag, het voeren van gesprekken, de rol van de vertrouwenspersoon en de klachtenprocedure staat in onze Toolbox. 
Toolbox - omgaan met ongewenst gedrag
Beleid tegen ongewenst gedrag vraagt om de inzet van alle betrokkenen. Een integrale aanpak maakt de organisatie veerkrachtig. Lees meer over de rollen van alle betrokkenen:  
Integrale aanpak - ongewenst gedrag

Voorlichting & behandeling door de klachtencommissie

Voorlichting over hoe u omgaat met een melding

Onze voorlichters kunnen u van advies voorzien. U hoeft daarvoor niet aan ons verbonden te zijn. We geven u antwoord op iedere denkbare vraag over hoe u omgaat met ongewenst gedrag en de melding hierover. We helpen u om de juiste stappen te kunnen zetten, ook als er nog geen procedure nodig is. 

Behandeling van een klacht door de klachtencommissie 

Met iedere klacht over seksuele intimidatie, discriminatie, agressie en pesten kunt u terecht bij de klachtencommissie. Voor de behandeling van deze klachten hoeft u niet bij ons geregistreerd te zijn. Wij kunnen u over dit traject nader informeren. 

Waarvoor kunt u terecht bij de klachtencommissie? 

Voorlichting over hoe u omgaat met een melding

Onze voorlichters kunnen u van advies voorzien. U hoeft daarvoor niet aan ons verbonden te zijn. We geven u antwoord op iedere denkbare vraag over hoe u omgaat met ongewenst gedrag en de melding hierover. We helpen u om de juiste stappen te kunnen zetten, ook als er nog geen procedure nodig is. 

Behandeling van een klacht door de klachtencommissie 

Met iedere klacht over seksuele intimidatie, discriminatie, agressie en pesten kunt u terecht bij de klachtencommissie. Voor de behandeling van deze klachten hoeft u niet bij ons geregistreerd te zijn. Wij kunnen u over dit traject nader informeren. 

Voor nadere informatie kunt u contact opnemen

Telefonisch   08877-08855  of per mail   secretariaat@kcog.nl 

Bel-mij-terug formulier.

Om van waarde te zijn voor alle partijen moet de commissie onafhankelijk en deskundig zijn.

Onafhankelijk betekent dat commissie zuiver op grond van de feiten tot een oordeel komt. Dat betekent dat zij de klager en beklaagde niet kent, maar ook niet weet welke uitkomst de organisatie voor ogen heeft. 

De commissieleden moeten specialisten zijn in het analyseren van de feiten en het juridisch kwalificeren van het vastgestelde gedrag, met gevoel voor het persoonlijke aspect en inzicht in het organisatorische geheel.

Betrokkenen hebben belang bij transparantie over de procedure, de inhoud en de uitkomst 

Transparantie over de procedure betekent dat vooraf precies bekend is hoe de procedure verloopt en wat de rechten zijn. 

Transparantie over de inhoud betekent dat iedere klager en beklaagde beschikt over alle informatie op grond waarvan de commissie tot een oordeel komt. Opdat beklaagde zich moet kunnen verweren, kunnen klagers en getuigen niet anoniem blijven en is ook daarin transparantie vereist.

Transparantie over de uitkomst betekent dat klager, beklaagde en werkgever gelijktijdig een compleet oordeel krijgen met alle stukken uit de procedure.

De klacht wordt verder zo veel als mogelijk vertrouwelijk behandeld en documenten worden beveiligd om verspreiding tegen te gaan. Het horen van getuigen zal alleen plaatsvinden als de verwachting is dat deze op een wezenlijk onderdeel aan de waarheidsvinding kunnen bijdragen.

Een klager en beklaagde hebben gelijke kansen in de procedure en krijgen de gelegenheid om op alle informatie te reageren. 

Iedere partij kan mondeling een toelichting geven en krijgt daarvan een verslag om op te reageren. Iedere partij krijgt daarnaast dezelfde tijd om ook schriftelijk te reageren op wat de ander of getuigen aanvoeren. De behandeling van de procedure verloopt voor zowel klager als beklaagde synchroon, zodat ze ook daarin gelijke kansen hebben.  

De kerntaak van de commissie is waarheidsvinding en inzicht geven

Het doel van de behandeling van de klacht is dat naast het gegrond of ongegrond zijn van de klacht, helderheid ontstaat over de vastgestelde feiten en er inzicht komt in de omstandigheden. Het is belangrijk dat klager, beklaagde en de organisatie goed kan volgen tot welk oordeel de commissie komt, wat vraagt om een grondig motivering en ook onderbouwing van de bevindingen.

Dat oordeel is dusdanig compleet dat klager, beklaagde en de organisatie alle stappen in de procedure kunnen nalezen en in het rapport ook verwezen wordt naar alle overlegde bewijsstukken.  

Tijd is een bepalende factor

Iedere belanghebbende heeft er belang bij dat de behandeling van de klacht niet onnodig lang op zich laat wachten. Langdurige procedures trekken een te grote wissel op klager, beklaagde en de organisatie. Voortvarend betekent normaal dat de procedure binnen 4 tot 6 weken is afgerond. Gelet op de eisen van hoor en wederhoor vraagt dat een doordachte aanpak en ook tijdplanning.  

klachtencommissie
    ongewenst gedrag
Brochure omgaan met ongewenst gedrag
     08877-08855

      Bel-mij-terug formulier

Iedere organisatie kan de klachtencommissie inschakelen, ook als deze (nog) niet aangesloten is. Enkele voorbeelden van de diversiteit aan organisaties die aangesloten zijn:

ANWB, INTERNATIONAAL STRAFHOF, MVRDV, ST PHILADELPHIA, NVVP, VAN BENTHEM & KEULEN, RDW, KUNSTEDUCATIE, REMEHA, ETC.