Informatie voor werkgevers
Hoe gaat u als werkgever om met een klacht of melding?
Omgaan met discriminatie, seksuele intimidatie, agressie of pesten
Informatie voor werkgevers
Wat zijn de eerste stappen als er een melding komt?
Als u een klacht of melding over bijvoorbeeld seksuele intimidatie, discriminatie of agressie krijgt, gaat het om een situatie die onder uw zorgplicht valt. Hoe overtuigend de melding ook is, het belang van de beklaagde vraagt ook om zorgvuldigheid. Hoe gaat u rationeel om met zo’n gevoelig onderwerp?
De klager en beklaagde hebben beiden verwachtingen van u
De eerste realiteit is dat u veelal te maken heeft met verschillende personen die op u rekenen. Zij willen beiden beschermd en zorgvuldig behandeld worden. De klager geeft aan gekwetst te zijn, terwijl de beklaagde niet ten onrechte beschuldigd wil worden. Beide partijen willen dat u aan hun kant staat en maatregelen treft. Wees evenwel behoedzaam, want als u nu al een kant kiest gaat het snel mis.
Uw voornaamste rol in deze situatie is ‘regelaar’
Juist omdat u als werkgever niet zelf in het spanningsveld wilt komen tussen de klager en beklaagde, is het goed om de rol van regelaar aan te nemen. Zo kunt u zonder oordeel te vellen er wel voor beide partijen zijn en het proces in goede banen leiden.
Wat kunt u in het belang van beide partijen regelen?
- Vertrouwenspersonen – organiseer dat de klager en de beklaagde terecht kunnen bij verschillende vertrouwenspersonen;
- Haal partijen uit elkaar – als doorwerken geen optie is, regel bijvoorbeeld het op non-actief stellen van de beklaagde;
- Vertrouwelijkheid – zorg dat vertrouwelijkheid wordt bewaakt en niemand eigenhandig tot onderzoek overgaat;
- Een gesprek – als de klager daarvoor kiest, regel dan een gesprek tussen de klager en beklaagde, mogelijk in het bijzijn van een vertrouwenspersoon of bemiddelaar;
- Een onafhankelijk onderzoek – als de klager wenst dat u disciplinaire maatregelen treft of overgaat tot ontslag van de ander, dan moet eerst vastgesteld worden of de klacht gegrond is. U regelt dan een onderzoek bij een klachtencommissie;
- Tref maatregelen – op grond van een oordeel van de klachtencommissie kunt u waar nodig passende maatregelen treffen.
Praktische informatie
Veel informatie over de verschillende vormen van ongewenst gedrag, het voeren van gesprekken, de rol van de vertrouwenspersoon en de klachtenprocedure staat in onze Toolbox.
Beleid tegen ongewenst gedrag vraagt om de inzet van alle betrokkenen. Een integrale aanpak maakt de organisatie veerkrachtig. Lees meer over de rollen van alle betrokkenen:
Concept klachtbrief
Om melders te helpen een klacht duidelijk en compleet te maken, hebben wij een conceptklacht opgesteld:
- Voor degene die de klacht u als werkgever indient: conceptbrief.
- Voor degene die de klacht direct bij KCOG indient: conceptbrief
Waarvoor kunt u terecht bij de klachtencommissie?
Voorlichting over hoe u omgaat met een melding
Onze voorlichters kunnen u van advies voorzien. U hoeft daarvoor niet aan ons verbonden te zijn. We geven u antwoord op iedere denkbare vraag over hoe u omgaat met ongewenst gedrag en de melding hierover. We helpen u om de juiste stappen te kunnen zetten, ook als er nog geen procedure nodig is.
Behandeling van een klacht door de klachtencommissie
Met iedere klacht over seksuele intimidatie, discriminatie, agressie en pesten kunt u terecht bij de klachtencommissie. Voor de behandeling van deze klachten hoeft u niet bij ons geregistreerd te zijn. Wij kunnen u over dit traject nader informeren.
Voor nadere informatie kunt u contact opnemen
Telefonisch 08877-08855 of per mail secretariaat@kcog.nl
Lid worden van KCOG
Voor vragen belt u met Ivanka Schreuder - 08877-08855
of u stuurt een email - secretariaat@kcog.nl
Voordelen lidmaatschap van KCOG
Een organisatie die lid is van KCOG is volledig ontzorgd.
Alle regelingen zijn op orde, je voert een doeltreffend beleid, iedereen is preventief getraind en alle betrokkenen kunnen zich persoonlijk laten voorlichten.
Wat krijgt een organisatie voor het lidmaatschap?
Een compleet preventieprogramma
- Specialistische ondersteuning bij het opstellen van gedragscodes en bij het bepalen van preventief beleid.
- Online modules Grenzen & Gedrag voor medewerkers over bewustwording van ongewenst gedrag, over de kenbaarheid van grenzen en de vaardigheid om elkaar aan te spreken als grenzen overschreden worden.
- Persoonlijke voorlichting aan melders, beklaagden en organisaties om hen verder te helpen bij het oplossen van probleemsituaties.
- Een eigen landingspagina per lid, die op maat is gemaakt om werknemers (relaties) doeltreffend en volledig te informeren.
- Gerichte online stappenplannen voor betrokkenen en een toolbox.
Als KCOG-lid sta je sterker en heb je voordeel
Het lidmaatschap is zo ingericht dat de basiscontributie laag blijft, met nadruk op preventie. Voor aanvullende diensten, zoals trainingen op locatie of het laten behandelen van een klacht door de commissie, betalen leden per dienst.
- Klachtencommissie - Voor leden is direct een onafhankelijke en deskundige klachtencommissie beschikbaar. De commissie werkt volgens een transparante klachtenregeling die voldoet aan de strengste waarborgen. De commissie is doeltreffend en daarmee kosten besparend. Als meerdere commissieleden deelnemen aan een zitting of beraad, dan betalen leden slechts een uurtarief van een enkel lid om dubbeltelling te voorkomen. Een krachtige oplossing.
- Training leidinggevenden - Leidinggevenden zijn bepalend in het ondervangen van ongewenst gedrag. Naast hun rol in het oplossen van situaties geven ze uitvoering aan het beleid. Een interactieve training op locatie leert leidinggevenden hoe ze hiermee omgaan. We bieden leidinggevenden ook de tools om de dialoog met medewerkers aan te gaan over grenzen & gedrag. Versterk de uitvoering en samenhang in het beleid (15 % korting voor leden).
- Training vertrouwenspersonen - Vertrouwenspersonen hebben een centrale rol in het oplossingsproces. Daarvoor is nodig dat zij de situatie kunnen doorgronden en duidelijkheid kunnen geven over alle mogelijkheden naar een oplossing. Oplossingsgericht werken kan interactief getraind worden. Verstevig de eerste opvang (15 % korting voor leden).
Hoe handelen we als er een klacht bij ons binnenkomt?
Zodra er bij ons een klacht wordt ingediend, zal ons secretariaat eerst contact met de contactpersoon van uw organisatie opnemen. Dan kan ook bekeken worden of de klager wordt bijgestaan door een vertrouwenspersoon en in hoeverre er mogelijkheden zijn om de klacht onderling op te lossen buiten de commissie om.
KCOG - staat voor meer waarborgen, meer focus & snelheid en ook in geval van een procedure minder kosten
Informatie over de aanmelding & contributie
U kunt zich op ieder moment aanmelden als lid van KCOG.
Na de aanmelding krijgt u het volledige preventieprogramma om u te ontzorgen
- We geven specialistisch advies over beleid en een gedragscode of andere interne regelingen.
- U krijgt toegang tot de modules Grenzen & Gedrag voor uw medewerkers gericht op bewustwording en de vaardigheid om elkaar constructief aan te spreken als grenzen overschreden worden.
- We maken desgewenst een eigen landingspagina op kcog.nl waarmee we uw werknemers (relaties) nader informeren over hoe ze omgaan met meldingen of een klacht kunnen indienen bij onze commissie.
- U kunt verwijzen naar onze voorlichters voor persoonlijk advies en ook naar onze online voorlichting.
De jaarlijkse contributie
De contributie voor bovenstaande diensten is afhankelijk van de omvang van de organisatie, namelijk:
- < 25 werknemers – 295 euro
- < 100 werknemers – 495 euro
- < 250 werknemers – 695 euro
- < 500 werknemers – 995 euro
- > 500 werknemers – 1295 euro
Om de contributie laag te houden met een focus op preventie, betalen leden afzonderlijk voor de trainingen op locatie (leidinggevenden / vertrouwenspersonen) of als leden een klacht door de commissie laten behandelen. Leden hebben daarbij voordeel van beschikbaarheid van de commissie en lagere kosten.
Inzet van de klachtencommissie
Naast bovenstaande diensten ter preventie, is er ook direct een klachtencommissie beschikbaar voor situaties die niet in overleg zijn op te lossen. In geval van de behandeling van een klacht werkt de commissie doeltreffend en volgens de hoogste waarborgen. Zij zal haar tijd transparant bijhouden. Als meerdere commissieleden deelnemen aan een zitting of beraad, dan betalen leden slechts een uurtarief van een enkel lid om dubbeltelling te voorkomen.
Trainingen op locatie
Leden krijgen 15% korting op zowel de training voor vertrouwenspersonen in Zeist als op de incompanytraining voor management en/of HR op locatie. Trainingen gericht op de eerste opvang en een doeltreffende aanpak van ongewenst gedrag.
KCOG - staat voor meer waarborgen, meer focus & snelheid en ook in geval van een procedure minder kosten
