1. Begripsbepaling en toepasselijkheid

a. KCOG (Klachtencommissie ongewenst gedrag): de commissie die de klacht van de klager behandelt. Van KCOG richt het secretariaat zich op de procesbegeleiding en de commissieleden zich op de inhoudelijke behandeling van de klacht. 

b. Klager: degene die de klacht indient (o.a. werknemer / relatie / klant / cliënt / burger).

c. Beklaagde: de persoon of personen tegen wie de klacht zich richt (degene die werkzaam is voor de werkgever, in beginsel de werknemer, maar mogelijk ook degene die werkt voor de rechtspersoon van werkgever, zoals een uitzendkracht / bestuurder of opdrachtnemer).

d. Werkgever: de rechtspersoon of natuurlijk persoon waar de beklaagde werkzaam is, bijvoorbeeld op grond van een arbeidsovereenkomst, aanstelling, opdracht-, stage-, leerovereenkomst of uitzendovereenkomst. Waar in onderstaande over werkgever wordt gesproken is vaak ook bedoeld de organisatie die de klacht door de commissie laat behandelen.

e. Klacht: een op schrift gestelde uiting van ongenoegen, waarin de klager zich uitlaat over gedrag van een persoon (personen / orgaan) die voor een organisatie werkzaam is (zijn).

f. Toepasselijkheid: Deze klachtenprocedure is van toepassing op de behandeling van klachten van klagers over de wijze waarop een persoon (personen / orgaan) die voor een organisatie werkzaam is (was / zijn) zich ongewenst heeft gedragen, welke op enige wijze verband houdt met diens werk, welk gedrag zowel tijdens als buiten het werk kan hebben plaatsgevonden. Op verzoek van een organisatie kan de procedure ook toegepast worden op andere situaties en andere personen die een klacht indienen of beklaagd worden. De klachtenprocedure kan ook toegepast worden als een organisatie daar om vraagt, in het bijzonder wanneer een beklaagde wenst dat de commissie vaststelt of een melding of een klacht gegrond of ongegrond is.

g. Ongewenst gedrag: handelingen van een groep of van een individu, gericht tegen een persoon die deze handelingen als bedreigend, vernederend of intimiderend ervaart. Dit ongewenst gedrag kan zich uiten in de vorm van seksuele intimidatie, discriminatie, agressie, geweld en pesten.

h. Seksuele intimidatie: het gedrag dat met het geslacht van een persoon verband houdt en dat tot doel of gevolg heeft dat de waardigheid van de persoon wordt aangetast en dat een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende omgeving wordt gecreëerd. Het is een vorm van ongewenst gedrag op seksueel gebied, zoals opmerkingen, hinderlijk gedrag of het ongewenst betasten van iemand, waarbij de grenzen in de omgangsvormen worden overschreden.

i. Discriminatie: iedere uiting waarbij sprake is van het ongelijk behandelen of achterstellen van mensen, met betrekking tot o.a. godsdienst, geslacht, afkomst, leeftijd, ras, levensovertuiging, politieke gezindheid of seksuele geaardheid;

j. Agressie / intimidatie: voorvallen waarbij een persoon psychisch of fysiek wordt lastiggevallen, bedreigd of aangevallen, al dan niet met de bedoeling om een wil op te leggen.

h. Pesten: een stelselmatige vorm van agressie waarbij één of meer personen proberen een andere persoon fysiek, verbaal of psychologisch schade toe te brengen.

i. Arbeidsrechtkantoor AN-i: de organisatie die invulling geeft aan KCOG en naast de commissieleden ook het secretariaat van KCOG voor haar rekening neemt. Waar hieronder over KCOG wordt gesproken is ook AN-i bedoeld. 

1. Indienen van een klacht (fase 1 – aanmeldingen)

1.1. Een klager dient een klacht schriftelijk in bij de werkgever van de beklaagde of rechtstreeks bij de commissie. De klacht kan als bijlage per e-mail toegezonden worden (secretariaat@kcog.nl). Tussen de werkgever en het secretariaat van de klachtencommissie is er contact om de start van de behandeling af te stemmen. Voor zover dat nog niet is gebeurd wordt het in te vullen inschrijfformulier door het secretariaat toegezonden, zodat de organisatie zich als lid inschrijft. De klacht wordt door de klachtencommissie in behandeling genomen. 

1.2. De klachtencommissie bevestigt de ontvangst van de klacht aan de klager en daarna informeert zij de klager over de te volgen procedure. De klachtencommissie laat weten of de klacht wel of niet ontvankelijk is.

1.3. De klachtencommissie toetst of de klacht compleet is en geeft indien nodig de klager de gelegenheid om de klacht te completeren. De klacht moet ondertekend zijn en bevat ten minste: – naam, adres, telefoon, BSN-nummer en e-mailadres van de klager. – De naam en het adres van de werkgever, de contactgegevens van de contactpersoon bij werkgever – De naam van de beklaagde(n) en indien beschikbaar hun directe contactgegevens – De verhinderdata van de klager i.v.m. bijvoorbeeld afwezigheid in verband met vakantie. – De datum van indienen klacht – Een grondig gemotiveerde omschrijving van de klacht, waar mogelijk vergezeld met bewijsstukken. 

1.4. Na ontvangst van de klacht of het compleet maken van de klacht, wordt de beklaagde bij werkgever, op de hoogte gesteld van de klacht, zoals deze door de klachtencommissie in behandeling wordt genomen.

1.5. Het secretariaat meldt aan de klager en beklaagde de personen die in de klachtencommissie zitting nemen en die de klacht inhoudelijk in behandeling nemen. Een partij kan bezwaar maken tegen de benoeming van een persoon, indien gerechtvaardigde twijfel bestaat aan zijn/haar onpartijdigheid of onafhankelijkheid.

1.6. De klacht wordt vertrouwelijk behandeld. Dat wil zeggen de informatie die verder in de procedure wordt gedeeld, wordt door (het secretariaat) van de commissie slechts ter beschikking gesteld aan de klager en beklaagde en pas na afloop van de behandeling aan de verantwoordelijke personen bij de werkgever. Indien dat dienstig kan zijn voor behandeling van de klacht (in het bijzonder voor de bewijsvoering), kunnen derden in de procedure betrokken worden, die daarmee op onderdelen enige kennis krijgen van de inhoud van de klacht en het standpunt van partijen. De leden van de commissie zijn verder verplicht tot geheimhouding van alle zaken die zij in deze hoedanigheid vernemen.

1.7. De klager en beklaagde kunnen zich laten bijstaan door een gemachtigde.

1.8. De klager kan de klacht intrekken voor of tijdens de hoorzitting. Een latere intrekking van de klacht kan alleen met instemming van de beklaagde, uiterlijk tot het bekend worden van de bevindingen van de klachtencommissie.

1.9. Een beschuldigde of organisatie die kennis heeft genomen van een melding, kan er belang bij hebben dat vastgesteld wordt of de melding gegrond of ongegrond is. In dat geval neemt de beschuldigde en/of de organisatie hierover contact op met het secretariaat van de klachtencommissie. Op verzoek van de organisatie kan de melding behandeld worden. De melder wordt opgeroepen voor een hoorzitting bij de commissie. De melder krijgt de gelegenheid om voor die zitting een klacht op papier te zetten. Het verdere verloop is gelijk aan de situatie waarin de klager zelf een klachtenprocedure heeft gestart.

2. Zittingen en verslaglegging (fase 2 – zittingen)

2.1. De klachtencommissie zal de klager uitnodigen voor een besloten zitting, in beginsel op een neutrale locatie en veelal op het kantoor van de commissie in Zeist en anders in de regio waar het werk gewoonlijk wordt verricht. Bij deze zitting zullen namens de klachtencommissie minimaal twee personen aanwezig zijn en kan de klager zich laten vergezellen. Klager krijgt tijdens de zitting uitgebreid de gelegenheid om de klacht persoonlijk nader toe te lichten (maximaal twee uur). Tijdens deze zitting is de beklaagde niet aanwezig.

2.2. De klachtencommissie zal de beklaagde uitnodigen voor een besloten zitting, in beginsel op een neutrale locatie en veelal het kantoor van de commissie in Zeist en anders in de regio waar het werk gewoonlijk wordt verricht. Indien er meer beklaagden zijn, dan is het aan de commissie om te bepalen of er meerdere zittingen worden gehouden. Bij deze zitting zullen namens de klachtencommissie minimaal twee personen aanwezig zijn en kan de beklaagde zich laten vergezellen. De beklaagde krijgt tijdens de zitting uitgebreid de gelegenheid om persoonlijk op de klacht te reageren (maximaal twee uur). Tijdens deze zitting is de klager niet aanwezig.

2.3. De klachtencommissie zal van iedere zitting een verslag maken, met een zakelijke weergave van wat er is besproken. Dit verslag wordt eerst verzonden naar de persoon die is gehoord, welke de gelegenheid krijgt om verbeteringen of aanvullingen voor te stellen. Verbeteringen van feitelijke onjuistheden worden verwerkt in het verslag en aanvullingen op wat er is gezegd, worden als opmerking in het verslag opgenomen. Bij het niet reageren binnen de gestelde termijn, wordt het verslag geacht akkoord te zijn bevonden. De klachtencommissie rondt zelfstandig het verslag met de eventuele opmerkingen af en mag deze aan de wederpartij doorsturen, nu het gaat om een verslag van de commissie en voor het versturen daarvan geen goedkeuring is vereist.

3. De schriftelijke antwoorden op de verslagen van de wederpartij (fase 3 – hoor)

3.1. Beide partijen krijgen gelijktijdig het verslag van de zitting van de wederpartij en de gelegenheid om daarop schriftelijk te antwoorden.

3.2 In het antwoord op het verslag van de wederpartij kunnen partijen verwijzen naar te verstrekken bewijsstukken of andere vormen van beschikbaar bewijs.

3.3. De commissie beoordeelt na binnenkomst van de antwoorden op de verslagen of zij het nodig acht dat onderdelen nader onderzocht zullen worden. Indien de commissie dat nodig acht, dan kan zij zelf nader bewijzen opvragen, bijvoorbeeld door bepaalde bewijsstukken op te vragen of getuigen te horen.

3.4. De commissie is in verband met de behandeling van de klacht bevoegd alle gewenste inlichtingen in te winnen. Mocht het nodig zijn dat hiervoor specialisten ingeschakeld worden en daaraan kosten zijn verbonden, dan vereist dat de goedkeuring van de opdrachtgever.

3.5. De commissie zal verslagleggen van wat zij heeft verkregen of vernomen uit de nadere bestudering van de informatie, vergezeld met eventuele bewijsstukken, wat zij aan partijen zal verstrekken die daarop kunnen reageren.

4. De laatste schriftelijke reactie (fase 4 – wederhoor)

4.1. Ter afronding van de procedure krijgen beide partijen nog de gelegenheid om te reageren op datgene wat door de ander naar voren is gebracht. Het betreft een korte laatste reactie op de standpunten die door de wederpartij zijn ingenomen en eventuele bewijzen. Het is niet toegestaan om in deze fase met een nieuw verwijt of nieuw verweer te komen, dan wel nieuwe bewijzen aan te dragen. De commissie zal daarbij kijken of bepaalde punten eerder naar voren gebracht hadden kunnen worden. De commissie staat het in deze fase volledig vrij om nieuwe verwijten of verweren terzijde te laten, bijvoorbeeld omdat de wederpartij daarop niet heeft kunnen reageren.

4.2. De commissie kan er geheel naar eigen bevinding toe overgaan om een partij nog een laatste akte te laten nemen (een laatste verweer voeren). Deze akte is dan gericht is op een specifiek onderdeel dat door de wederpartij is aangevoerd. Een partij die daarvan gebruik maakt is gehouden om zich in deze akte (dit verweer) tot dat specifieke onderdeel te beperken en dus geen nieuwe verweren te voeren.

5. Bevindingen in het rapport (fase 5 – rapport)

5.1. Ter afronding van de procedure zal de klachtencommissie een rapport opstellen waarin zij de procedure, de gestelde feiten, de klacht en de bevindingen en haar oordeel uitwerkt. In het bijzonder zal de commissie gemotiveerd ingaan op het wel of niet gegrond zijn van de klacht, veelal in de vorm of dat wel of niet aannemelijk is geworden.

5.2. De termijn voor het afronden van het rapport is drie weken. Mocht het tot een vertraging komen, dan wordt de reden daarvoor en de nieuwe termijn kenbaar gemaakt aan beide partijen.

5.3. Het rapport met de bevindingen wordt gelijktijdig naar de klager, de beklaagde en de daartoe aangewezen persoon bij de werkgever verzonden. Dat rapport wordt digitaal en beveiligd naar partijen verzonden.

5.4. Eventuele schrijffouten of andere misslagen in het rapport die voor beide partijen kenbaar moeten zijn, kunnen uit eigen beweging door de commissie en op verzoek van een partij worden hersteld, waarvoor beide partijen vooraf in de gelegenheid worden gesteld om schriftelijk hun standpunt hierover kenbaar te maken.

5.5. Tegen het oordeel van de commissie staat geen bezwaar of beroep open. Over de uitkomst en motivatie wordt niet nader gecorrespondeerd. Met het rapport en daarin de bevindingen is de procedure afgerond. De registratie van de klacht en de behandeling wordt voor vijf jaar door het secretariaat van de commissie bewaard.

5.6. Het blijft de verantwoordelijkheid van partijen zelf welke rechtsgevolgen zij op het rapport laten volgen.

6. Termijnen

6.1. De klachtencommissie bepaalt de uiterste termijn waarop een partij kan reageren. Deze termijn is een vervaltermijn. Normaal gaat het om een dag of enkele dagen, doch de commissie bepaalt de duur. Het staat de klachtencommissie vrij om eigen conclusies te verbinden aan het gegeven dat een partij de termijn heeft laten verlopen.

6.2. Slechts bij hoge uitzondering zal de commissie op gemotiveerd verzoek van een partij uitstel verlenen, wat alleen rechtsgeldig is als het schriftelijk is bevestigd.

7. Overige

7.1. Zowel de klager als de beklaagde en ook derden zijn gehouden om de klachtencommissie een eerlijke voorstelling van zaken te geven en geen relevante feiten te verzwijgen, als ook naar eer en geweten de commissie te informeren. Van alle betrokkenen wordt verwacht dat zij zich met respect over de medemens uitlaten en zich niet onrechtmatig gedragen.

7.2. De klachtencommissie is niet verplicht de klacht in behandeling te nemen, in het bijzonder niet als de klacht niet valt onder de toepasselijkheid van de klachtenregeling, wanneer reeds eerder een zelfde (soort) klacht is ingediend, wanneer de klachtenregeling geen adequate route of oplossing kan bieden voor de bijzondere situatie die zich voordoet als ook wanneer de omstandigheden waarop de klacht betrekking heeft strafrechtelijk wordt onderzocht of hierover een oordeel wordt gevraagd bij een andere instantie met rechtsbevoegdheid. Evenmin wordt een advies gegeven als de werkgever surseance van betaling is verleend, failliet is verklaard, bedrijfsactiviteiten zijn gestaakt of wanneer er sinds de omstandigheden waarop de klacht betrekking heeft al te veel tijd is verstreken. De klager en de beklaagde zijn gehouden relevante informatie in dit kader te verstrekken.

7.3. Mocht achteraf blijken dat een partij zich schuldig heeft gemaakt aan het grovelijk misleiden van de klachtencommissie, dan kan de andere partij dat ter beoordeling aan de klachtencommissie voorleggen, waarna het uitsluitend aan de klachtencommissie is om te bepalen of zij overgaat tot het heropenen van de behandeling van de klacht.

7.4. KCOG bepaalt de samenstelling van de klachtencommissie en geeft aan partijen door welke leden in de klachtencommissie zitting nemen. Een lid mag geen belangen hebben bij de uitkomst van de procedure en dient partijen op voet van gelijkheid te behandelen. De samenstelling van de commissie is normaal dusdanig dat daarin een man en een vrouw zitting nemen. Op verzoek van een organisatie die zich heeft aangesloten bij de klachtencommissie, kan er ook een enkel lid vanuit de organisatie in de klachtencommissie zitting nemen, wat voor rekening van deze organisatie komt. Dat betekent dat er naast de meerderheid aan externe leden in de klachtencommissie een “intern” lid in de commissie deelneemt, wanneer KCOG daartoe besluit. Een partij kan bezwaar maken tegen de benoeming van een lid, indien gerechtvaardigde twijfel bestaat aan zijn/haar onpartijdigheid of onafhankelijkheid.

7.5. De regeling wordt geciteerd als de de klachtenregeling van de Klachtencommissie Ongewenst Gedrag.

7.6. De klacht en behandeling daarvan geschiedt in de Nederlandse taal en valt onder het Nederlands recht.

7.7. De kosten die zijn verbonden aan het door de klachtencommissie laten behandelen van de klacht komen voor rekening van de werkgever (opdrachtgever / lid van KCOG). Onder die kosten zijn begrepen de kosten voor het secretariaat en de behandelaars. De leden van de commissie houden de tijd bij die zij besteden aan de behandeling van de klacht en rekenen daarvoor een uurtarief. In geval van een zitting of beraad waarbij twee commissieleden van KCOG aanwezig zijn, zal slechts een van de twee een uurtarief rekenen om dubbeltelling te voorkomen. Indien de klager of beklaagde zich laat bijstaan, komen de kosten daarvan voor eigen rekening.

7.8. De algemene voorwaarden van KCOG (arbeidsrechtkantoor AN-i) en in het bijzonder artikel 4.5 zijn op deze klachtenregeling van toepassing (zie www.kcog.nl/av).

7.9. In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de klachtencommissie.

7.10. Het dossier met de behandeling van de klacht wordt voor een periode van vijf jaar bewaard.